Manajemen Administrasi : Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Tugas Pokok Manajemen Administrasi

Apa itu manajemen administrasi? Apa fungsi dan tugas pokok manajemen administrasi dalam sebuah perusahaan? Untuk penjelasan lebih selengkapnya mari kita baca artikel di bawah ini.

Pengertian Manajemen Administrasi

Manajemen Administrasi adalah suatu kegiatan atau usaha yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan dalam sebuah organisasi untuk tercapainya sasaran organisasi dengan lebih baik.

Definisi administrasi adalah hal-hal yang berkaitan dengan proses kerjasama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada, meliputi kegiatan pencatatan, pembukuan, surat-menyurat dan kegiatan lain yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan.

Manajemen administrasi merupakan salah satu bidang manajemen yang memberikan informasi layanan administrasi untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Manajemen administrasi sangat mempengaruhi kelancaran bidang lainnya dan sering digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

Baca juga: Pengertian Manajemen

Manajemen Administrasi Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami definisi manajemen administrasi, mari kita baca mengenai pengertian manajemen administrasi menurut pendapat para ahli di bawah ini, diantranya :

1. George R. Terry

George R. Terry menjelaskan manajemen administrasi adalah sebuah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan, serta penggerakan para pekerja agar mencapai goal yang telah ditentukan.

2. Millis Geoffrey

Millis Geoffrey menjelaskan bahwa manajemen administrasi adalah seni membimbing personel kantor dalam mempergunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan.

3. W.H. Evans

W.H. Evans menejelaskan bahwa manajemen administrasi adalah fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasional perusahaan mengenai pengolahan bahan, keterangan, komunikasi, dan memori organisasi.

4. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Edwin Robinson dan William Leffingwell menjelaskan bahwa arti manajemen administrasi adalah sebuah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerja di perusahaan, yang menggerakkan agar pelaksana kerja dapat mengerjakan tugas dengan maksimal dan mencapai target kerja dengan baik.

5. Moekijat

Moekijat menjelaskan bahwa manajemen administrasi adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada perusahaan, baik itu dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan kegiatan pada perusahaan demi tercapainya target sebuah perusahaan.

6. Arthur Grager

Arthur Grager mejelaskan bahwa manajemen administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

Baca juga : Pengertian Manajemen Waktu

Tujuan Manajemen Administrasi

Tujuan manajemen administrasi akan tercapai manakala fungsinya sudah dijalankan dengan cara yang benar. Tujuan administrasi yang dimaksud antara lain :

Menyediakan laporan yang relevan dan terbaru.
Membantu pengelolaan semua data, meliputi penyimpanan dan perlindungan data agar bisa digunakan ketika dibutuhkan.
Membantu perusahaan dalam menampilkan laporan dan catatan penting beserta rincian biaya yang telah dibuat.
Membantu pemeliharaan dan semua kebutuhan perusahaan yang bersifat administratif.
Membantu perusahaan untuk memberikan layanan oleh tata usaha kepada para mitra kerja dan pelanggan.

Fungsi Manajemen Administrasi

Sedangkan fungsi dari manajemen administrasi sendiri antara lain :

Membuat perencanaan yang berkaitan dengan administrasi, contohnya seperti pemeliharaan sarana prasarana mulai dari tata ruang, ventilasi, anggaran perusahaan, dan lain sebagainya.
Pengorganisasian melalui pengelompokan peralatan yang digunakan dalam bidang usaha, tugas, tanggung jawab dan SDM yang terbagi di dalamnya.
Mengawasi seluruh proses administrasi perusahaan.
Memberi motivasi kepada karyawan dalam untuk mencapai tujuan organisasi terutama di lingkup administrasi.

Tugas Pokok Manajemen Administrasi

Dilihat dari fungsi dan tujuan di atas, maka bisa kita simpulkan bahwa tugas pokok administrasi dapat kita bagi menjadi beberapa bagian, diantaranya :

Penggandaan (duplicating)
Pengarsipan dan surat menyurat (filing and mailing)
Perhitungan (calculating)
Calculating (Kalkulasi)
Pengarsipan (Filing)
Pemerikasaan (checking)

Membangun sistem adalah hal yang paling penting ketika seseorang memulai sebuah bisnis. Salah satunya adalah dengan memperkuat bagian administrasi.

Jadi saat bisnis mulai berkembang, maka kelengkapan data dan beragam informasi yang dibutuhkan sudah tersedia. Baik itu untuk kerjasama dengan perusahaan lain atau sekadar surat menyurat.

Misalnya ketika tim marketing membutuhkan data pelanggan untuk membagikan informasi baru tentang promosi produk yang untuk menggenjot penghasilan perusahaan.

Bisa juga bagian HRD yang membutuhkan data karyawan untuk pengembangan mutu sumber daya manusia dalam perusahaan, atau saat dibutuhkan data untuk perekrutan karyawan baru dengan menyesuaikan data karyawan yang resign atau hendak pensiun.

Administrasi adalah kendaraan penting yang mendistribusikan informasi perusahaan, yang jika tidak dikelola dengan baik akan berbahaya bagi perusahaan untuk masa yang akan datang. Oleh sebab itu menyimpan data perusahaan dalam database merupakan sebuah keharusan dimasa kini.

Demikianlah penjelasan mengenai definisi manajemen administrasi, tujuan, fungsi, dan tugas-tugasnya. Semoga tulisan ini bermanfaat dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pembaca, terlebih mengenai istilah manajemen administrasi.