Pengertian Administrasi adalah : Menurut Para Ahli, Tujuan, Unsur-Unsur, Ciri-Ciri, Fungsi dan Peran Administrasi dalam Dunia Bisnis
Apa arti dari administrasi? Apa tujuan dan fungsi bagian administrasi pada sebuah perusahaan? Secara umum, pengertian administrasi adalah aktivitas yang meliputi pencatatan, surat menyurat, pembukuan dan kegiatan lain yang bersifat ketatausahaan. Untuk lebih jelasnya mari kita baca tulisan di bawah ini.
Pengertian Administrasi
Pendapat lain mengatakan, arti administrasi adalah suatu aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai target sebuah perusahaan atau organisasi. Administrasi memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Administrasi adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu.
Administrasi membutuhkan kiat khusus yang bersifat kondisional dan situasional yang melibatkan banyak pihak dan unsur. Kerjasama yang berlangsung juga bersifat formal dan di dalamnya terdapat susunan hirarki.
Baca Juga : Pengertian Manajemen
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Untuk lebih memahami definisi administrasi, mari kita lihat pengertian administrasi menurut pandangan beberapa ahli di bawah ini, diantaranya :
1. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson
Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson menjelaskan bahwa pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
2. Ulbert
Ulbert menjelaskan bahwa arti administrasi adalah pencatatan dan penyusunan informasi atau data dalam perusahaan yang dilakukan secara sistematis, baik internal maupun eksternal.
Yang akan memberi kemudahan ketika data tersebut akan digunakan kembali pada saat dibutuhkan, untuk hal-hal yang bersifat ketatausahaan.
3. George R. Terry
George R. Terry menjelaskan bahwa arti administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. Kegiatan tersebut berguna untuk menggerakkan karyawan untuk melaksanakan tanggungjawabnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4. Arthur Grager
Arthur Grager menjelaskan bahwa arti administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
5. Sondang P. Siagian
Sondang P. Siagian menjelaskan bahwa pengertian administrasi adalah seluruh rangkaian kerjasama antara dua individu atau lebih, untuk mencapai tujuan yang disepakati bersama.
Unsur-Unsur Administrasi
Di bawah ini adalah 8 unsur penting dalam administrasi yang wajib ada dalam dunia bisnis. Unsur-unsur tersebut antara lain :
1. Manajemen
Manajemen adalah alat utama pelaksana administrasi, mulai dari penggerak, tenaga operasional hingga pengatur. Didalamnya juga masih terbagi menjadi 3 kelompok, antara lain bagian atas, menengah dan bagian bawah.
2. Organisasi
Organisasi atau perusahaan adalah wadah tempat dimana kegiatan administrasi tersebut dilakukan.
3. Kepegawaian
Kepegawaian berhubungan dengan tenaga kerja, baik itu penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian hubungan kerja.
4. Keuangan
Keuangan adalah bagian pembiayaan, baik itu dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.
5. Tata usaha
Tata usaha meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
6. Komunikasi
Komunikasi antar departemen juga diatur oleh administrasi, baik pola komunikasi maupun metodenya seperti melalui surat atau warta.
7. Perbekalan
Perbekalan berhubungan dengan pengadaan, penyimpanan dan penyingkiran barang-barang, bagian administrasi akan memilih barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
8. Humas
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Baca Juga : Pengertian Manajemen Administrasi
Ciri-Ciri Administrasi
Beberapa karakteristik administrasi adalah sebagai berikut :
- Mempunyai tujuan yang jelas.
- Selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
- Terdiri dari dua pihak atau lebih, bisa individu maupun kelompok.
- Terdapat kegiatan, proses kerja atu usaha.
- Di dalam kegiatannya terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan
Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi, diantaranya :
1. Perencanaan
Perencanaan adalah kegiatan administrasi yang membutuhkan pengumpulan data, pengolahan data dan penyusunan rencana.
2. Penyusunan
Penyusunan atau organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota dalam organisasi untuk mencapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Kordinasi
Kordinasi atau coordinating adalah aktivitas yang mengatur untuk semua kegiatan agar berjalan baik dan mencegah terjadinya suatu bentrok atau kekosongan aktivitas. Kordinasi juga menghubungkan administrasi agar mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Laporan
Aktivitas penyampaian perkembangan dari suatu kegiatan dengan membuat laporan kerja dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
5. Penyusunan Anggaran
Merencanakan dan mengelola keuangan dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
6. Penempatan
Staffing adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi. Baik dari penerimaan tenaga kerja, pengembangan dan perlengkapan yang digunakan di dalam organisasi tersebut.
7. Pengarahan atau Bimbingan
Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Peranan Administrasi dalam Perusahaan
Ketika administrasi tidak berjalan dengan seharusnya, maka biasanya akan terjadi bentrok atau keributan, inilah yang membuat administrasi sering disebut sebagai Queen of Peace.
Ketika kita memiliki format penyimpanan file yang rapi dan teratur, pastinya akan sangat memudahkan kita dalam mencarinya ketika sedang membutuhkannya. Dan begitu juga sebaliknya, pastinya akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menemukan file yang kita cari.
Pengertian administrasi dalam dunia bisnis sangatlah luas dan berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Administrator akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.
Setidaknya, bagian administrasi harus bisa mengerjakan beberapa hal seperti :
- Paham mengenai arti administrasi.
- Mampu meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang.
- Mampu mengeluarkan standar filing yang tepat.
- Mampu mengatur dan mengembangkan aset perusahaan.
- Mampu mengembangkan prosedur administrasi
- Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
- Mampu membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya
Baca juga : Pengertian Arsip
Meskipun demikian, tugas utama seorang administrator kembali ditentukan oleh perusahaan. Yang pasti bidang memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen sekaligus sebagai jembatan penghubung antara bagian manajemen dengan karyawan.
Administrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Tugasnya memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen supaya masing-masing job description dan rencana setiap menejemen tercapai.
Administrasi kantor juga menyediakan kebutuhan berbagai departemen serta membuat peraturan dan membangun budaya perusahaan. Atau dengan kata lain administrasi adalah kunci utama kelancaran regulasi perusahaan.
Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian administrasi, unsur-unsur, ciri-ciri, fungsi dan peranan administrasi dalam dunia bisnis. Semoga tulisan ini bermanfaat dan memberikan informasi yang dibutuhkan pembaca, terlebih mengenai pengertian administrasi.