Pengertian Arsip : Menurut Para Ahli, Fungsi Arsip, Sifat dan Karakteristik Arsip, dan Jenis-Jenis Arsip
Apa yang dimaksud dengan arsip? Apa saja fungsi dan jenis-jenis arsip? Untuk informasi selengkapnya mengenai definisi arsip, baik dari arti arsip, pandangan para ahli, hingga fungsi dan jenis-jenis arsip, mari kita baca ringkasan dibawah ini.
Pengertian Arsip
Arsip adalah catatan yang diketik, dicetak atau ditulis, dalam bentuk huruf, angka maupun gambar, yang dijadikan sebagai bahan informasi dan komunikasi. Arsip bisa dicatat diberbagai media, baik hardcopy seperti kertas dan mika film, maupun softcopy seperti pada media komputer.
Arsip sangatlah berbeda dengan bahan pustaka yang kita temukan pada perpusatakaan, sebab arsip haruslah autentik dan terpercaya, dan bisa digunakan sebagai alat bukti yang sah, memiliki informasi utuh dan memiliki asal usul serta aturan asli.
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 mengenai kearsipan, bisa di simpulan bahwa arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Dibawah ini adalah beberapa pengertian arsip menurut pandangan para ahli, diantaranya :
1. Agus Sugiarto
Pengertian arsip menurut Agus Sugiarto ialah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. I.G. Wursanto
Pengertian arsip menurut I.G. Wursanto ialah suatu kegiatan pengaturan atau penyimpanan dokumen dengan suatu sistem tertentu sehingga bisa ditemukan kembali dengan mudah dan cepat manakala diperlukan sewaktu-waktu.
3. The Liang Gie
Pengertian arsip menurut The Liang Gie ialah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, sebab memiliki nilai kegunaan agar dapat cepat ditemukan setiap kali diperlukan.
4. Sularso Mulyono
Pengertian arsip menurut Sularso Mulyono ialah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik, sesuai dengan peraturan dan urutan sehingga setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
5. Yohannes Suraja
Pengertian arsip menurut Yohannes Suraja ialah catatan atau naskah yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta maupun perorangan, tentang sebuah peristiwa atau hak dalam kehidupan, dalam corak tunggal maupun berkelompok, dengan fungsi tertentu, yang disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dan digunakan dengan cepat apabila diperlukan.
Fungsi Arsip
Dari semua penjelasan yang ada diatas, bisa kita simpulkan jika pengarsipan mempunyai dua tujuan utama, yaitu :
- Menjadi pendukung pelaksanaan sebuah kegiatan, dan
- Menjadi alat bukti laporan pertanggungjawaban.
Tetapi jika kita mengacu pada definisi arsip, maka pengarsipan juga dibedakan menjadi dua, yaitu :
1. Fungsi Primer Arsip
Fungsi Primer Arsip adalah nilai guna arsip sesuai dengan kepentingan dibuatnya arsip, misalnya sebagai dokumen pendukung pelaksanaan kegiatan atau sebagai laporan setelah kegiatan selesai. Pengarsipan tersebut mencakup banyak aspek, mulai dari nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi dan nilai guna teknologi dan ilmiah.
2. Fungsi Sekunder Arsip
Fungsi Sekunder Arsip adalah nilai guna arsip sesuai dengan kepentingan pembuktian atau pertanggungjawaban suatu instansi atau Lembaga, maupun perorangan, dimana pengarsipan menjadi nilai guna pembuktian dan nilai guna informasional.
Fungsi Pengarsipan sesuai dengan UU No. 7 Tahun 1971 pasal 2, yaitu :
1. Fungsi Dinamis
Fungsi dinamis adalah tersedianya arsip ketika dibutuhkan selama proses perencanaan atau pelaksanaan kegiatan, dan arsip tersebut bisa digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari.
Dalam hal ini arsip mempunyai sifat yang berbeda sesuai kebutuhan dan penggunaannya, arsip fungsi dinamis juga masih dibagi lagi menjadi tiga yaitu arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip in-aktif.
2. Fungsi Statis
Fungai statis pastinya berbeda dengan fungsi dinamis, dimana arsip tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Jadi jika disederhanakan, arsip statis merupakan kelompok arsip yang telah mencapai taraf nilai abadi secara khusus sebagai pertanggungjawaban.
Sifat dan Karakteristik Arsip
Suatu arsip bisa kita lihat dari sifat maupun karakteristiknya. Beberapa sifat dan karakteristik arsip antara lain :
1. Legal
Legal artinya arsip menjadi sebuah dokumentasi pendukung bagi kegiatan yang dilakukan, dan dapat dijadikan sebagai bukti resmi untuk pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
2. Terpercaya
Terpercaya artinya dapat digunakan sebagai bukti sahih maupun bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
3. Unik
Unik yang dimaksud disini adalah dalam setiap arsip mempunyai kronologi dan tidak dibuat secara massal. Yang artinya saat arsip diduplikas (diperbanyak dari aslinya sebagai tembusan), maka arsip tersebut bernilai berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
4. Autentik
Autentik artinya arsip berisi informasi mengenai tempat dan waktu arsip tersebut dibuat, apa saja tujuan kegiatan, dan adanya bukti kebijakan maupun nama organisasi yang membuat arsip tersebut.
Jenis-Jenis Arsip
Jika dilihat secara umum, maka arsip bisa dikelompokkan menjadi lima jenis. Dibawah ini adalah apa saja jenis arsip berikut penjelasan singkatnya.
1. Arsip Dinamis
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
4. Arsip Statis
5. Arsip Duplikasi
Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian arsip, fungsi, jenis, sifat dan karaktersitik arsip. Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa menambah wawasan terlebih mengenai istilah arsip.